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代表メールの運用どうする？5人チームでのメール管理に悩んだら読むべき工夫と解決法！

2025.05.01
この記事は約6分で読めます。

代表メールの運用方法よくある代表メールの運用問題です。１つの独自ドメインの代表メールを使いスタッフ数名でメールの送受信管理をしているというケースです。ここでは５人くらいの関係者でメール管理をしているという例です。
使っているPCがウインドウズだったりマックだったり、メールソフトもOutlookだったりサンダーバードだったりと多様になっているようです。このような運用だとトラブルが発生した際に大きな問題になったりしますので、運用方法を再検討しましょう。

代表メール管理に悩んだら読むべき工夫と解決法！

今回は、代表メールを複数人で共有・運用しているけれど、ちょっと困ったことが起きている…というお悩みについて取り上げます。

現状の課題：メールソフトがバラバラで同期が不安定！

現在、チームでIMAPを使って代表メールを管理しているとのこと。でも、メンバーが使っているメールソフトがそれぞれ違うため、時々「同期できていない…」「メールが消えた！」なんてことも起きてしまうそうです。

使用環境はというと…

  • MacのノートPCで Apple Mail

  • MacのノートPCで Thunderbird

  • WindowsPCで Thunderbird

  • WindowsノートPCで Outlook

…と、まさにバラバラ。

しかも、メールのフォルダ管理も細かく行っているので、いざというときに復元が大変！

代表メールの運用方法

選択肢として考えられる方法は？

こうしたお悩みに対して、「Microsoft365のOutlook」や「Google WorkspaceのGmail」のような有料版のクラウドメールへの移行も一案です。しかしコスト面の問題や、それほど合理化につながらないなど「導入に抵抗がある」との声もあるようですね。

そこで、以下のような代替案を検討しました。

Thunderbird に統一する

Thunderbirdは無料で、WindowsでもMacでも使えるオープンソースのメールソフト。全員がこれに統一すれば、動作や設定を揃えやすく、トラブル対応もしやすくなります。

メリット

  • 費用ゼロ！

  • プラットフォームを問わず使える

  • アドオンで機能拡張も可能

デメリット

  • フォルダ数が多いと同期に時間がかかる

  • 各自で定期的なバックアップは必須

メールワイズのようなクラウド型グループメールサービス

ブラウザだけで操作でき、メールの一元管理や対応状況の可視化ができる便利なツール。共有タスクのように「誰が何をしたか」が明確になります。

メリット

  • 同期トラブルとは無縁！

  • チケット管理で対応漏れが防げる

  • ログが残るので履歴の追跡も安心

デメリット

  • 月額利用料（約600円/人）が必要

  • フォルダ構造はやや簡素

検討したその他の選択肢を列挙

想定される５つのケースについて、メリット・デメリット・５人分の年額コストを整理し、安定性と経済性を勘案した総合評価は以下のとおりです。

運用方法 メリット デメリット 年間コスト（5人分） 安定性 総合評価（順位）
1. Thunderbird 統一 – 無償・オープンソース
– クロスプラットフォーム（Win/Mac）
– アドオン拡張で柔軟に構築可能		 – 大量フォルダの IMAP 同期に時間がかかりやすい
– 各端末にローカルコピーが残るためバックアップ運用が必須		 ¥0 中～高（設定次第） 2
2. メールワイズ（クラウド） – サーバで一元管理、同期トラブル無し
– チケット型の対応管理機能で重複・漏れ防止
– 履歴・権限管理が標準装備		 – 5人分で月額600円×5人＝¥36,000/年
– フォルダ階層はシンプルに制限される
– UI が従来クライアントと異なる		 ¥36,000（スタンダード） 非常に高 1
3. オンプレミス／ホスティング型（Zimbra等） – 自社ポリシーに合わせたカスタマイズ性
– Web＋デスクトップ両対応
– グループウェア機能併設可能		 – サーバ構築・保守コストが必要（運用要員 or 外部委託）
– 初期構築に手間・時間がかかる		 約¥60,000（VPS/月¥5,000換算） 高 3
4. モダンデスクトップクライアント
（Mailspring等）		 – 直感的な UI・高速検索
– 無償版から有償版まで選択肢あり		 – 有償版を使うとライセンスコスト発生
– IMAP 同期トラブルは Thunderbird 同様		 約¥0～¥70,000（製品による／年） 中 4
5. チケット型サポートツール
（Zendesk等）		 – 顧客対応プロセスを徹底管理
– 多チャネル統合・レポート機能充実		 – 高コスト（$19/agent/月×5人×12ヶ月＝1140USD≒¥160,000/年） Zendesk
– メールだけでなく包括的サポート向け		 約¥160,000 非常に高 5

総合評価ランキング

  1. メールワイズ（クラウド）
    安定性が極めて高く、月額600円×5人＝¥36,000/年（スタンダード）と低コストで運用可能。チーム対応のトラブル防止機能も充実しており、当社には最適です。

  2. Thunderbird 統一
    ライセンス費用ゼロで導入でき、既存 IMAP 環境を活かせます。同期トラブルは設定・バックアップ運用でカバー可能ですが、メールワイズほどの万全性はありません。

  3. オンプレミス／ホスティング型（Zimbra 等）
    自社要件に合わせた柔軟性が魅力ですが、サーバ運用コスト・手間がかかります。中長期的に社内で保守できる体制があれば有力な選択肢です。

  4. モダンデスクトップクライアント（Mailspring 等）
    デザイン性・機能性に優れますが、有償版を使うとコストが膨らむ上、同期トラブルリスクは Thunderbird 同様です。

  5. チケット型サポートツール（Zendesk 等）
    安定性・機能は最高ですが、年間約¥160,000とコストが最も高く、メール対応以外の包括的なサポート業務を必要としない当社には過剰投資となります。

ということで最適な選択はメールワイズです

チームでの連携やミス防止を重視するなら、月額コストがかかっても「メールワイズ」などのクラウドメールサービスが断然おすすめです。クラウド型のメール管理のほうがトラブルは少なく管理も楽になります。

メール管理・メール共有システムのメールワイズ｜チームワークを支えるサイボウズ
メールワイズは複数人でメールを共有して履歴を一元管理するメーラーです。誤送信や二重送信を防ぎながら顧客管理やメールの一斉送信等の業務効率化のための機能も充実。導入社数15,000社を突破！1ユーザー月額600円からご利用可能｜サイボウズのメールワイズ
mailwise.cybozu.co.jp

メールワイズは約１ヶ月の間、無料で試用可能です。気になったら試してみるのがよいです。

ただし、メールワイズは無料では使えませんので、運用コストがかかります。

どうしても運用コストを抑えたいなら、全員のメールソフトをThunderbirdに揃えるという方法が現実的です。これだけでも、かなり安定した運用が期待できます。

Thunderbird — 受信トレイを身軽に。
メッセージの高速全文検索、タブ表示、アーカイブ。設定も簡単で、カスタマイズ自由自在。そんなメールソフトが Thunderbird です。
www.thunderbird.net

サンダーバードは無料のメールソフトで、ダウンロードしてPCにインストールして使います。

いかがでしたか？

「なんとなく今の運用に不安がある…」というチームの方は、まずはどちらかを試してみてはいかがでしょうか。ちょっとした工夫で、毎日の業務がぐっとスムーズになりますよ。