クラウドコンピューティング

災害に強いデータ管理術、3大クラウドを比較して「Google」に行き着いた理由

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クラウドストレージを選ぶ理由「現場で撮った大量の写真を、事務所のSSDにバックアップして終わりにしていないでしょうか？」近年、地震や水害などの災害リスクが高まる中、企業にとって「データの保全（BCP対策）」は待ったなしの課題です。もし明日、オフィスが被災してSSDが泥水に浸かってしまったら、お客様の大切な情報は守れるでしょうか？
今回は、能登半島地震を体験した小規模事業者が「ITは苦手だが、災害対策は必須」「スマホもPCも機種がバラバラ」という悩みを抱えて意思決定した経緯を紹介します。数あるクラウドサービスの中からなぜGoogleを選んだのか、その検討プロセスと結論をシェアします。

クラウドストレージを選ぶ理由

クラウドストレージを選ぶ理由

なぜ、今「SSD」から「クラウド」なのか？

これまでは外付けSSDやHDDへの保存が一般的でした。しかし、BCP（事業継続計画）の観点では、物理メディアには致命的な弱点があります。

  • 破損・紛失リスク: 落下による故障、盗難、そして災害時の消失。
  • 場所の制約: そのSSDがある場所（オフィスなど）に行かないとデータが見られない。

クラウドは、インターネット上の堅牢なデータセンターにデータを保管します。オフィスが被災しても、手元のスマホや新しいPCからログインするだけで、すぐに業務を再開できます。

小規模事業者の悩み：どのサービスを選べばいい？

クラウド導入を決めたものの、代表的なサービスはいくつかあり、どれが自社に合うのか迷いました。 当社の環境は以下の通りです。

  • データ内容: 現場写真などの画像データが中心。

  • 使用端末: Androidスマホ、Windows PC、MacBookが混在（将来iPhone導入の可能性もあり）。

  • Officeソフト: Microsoft 365（サブスク版）の契約はしていない。

この条件下で、「Microsoft 365 (OneDrive)」「Dropbox」「Google Workspace」の3つを比較検討しました。

比較検討：3大クラウドサービスの検証

候補①：Microsoft 365 (OneDrive)

  • 特徴: Windowsとの相性が最強。生成AI「Copilot」も話題。

  • 見送り理由: 当社は現在Office 365を契約しておらず、文書作成よりも「写真管理」がメインです。Windows中心の設計が、Macやスマホでの運用の足かせになる懸念がありました。

候補②：Dropbox

  • 特徴: データの同期速度が速く、操作がシンプル。

  • 見送り理由: 性能は素晴らしいのですが、あくまで「ファイル保存」に特化しており、メールやAIなどの付加価値が少なく、コストパフォーマンスの面で決め手に欠けました。

候補③：Google Workspace (Googleドライブ)

  • 特徴: 検索機能が強力。OSを選ばない。高性能AI「Gemini」が使える。

  • 判定: 【採用】

結論：なぜ「Google Workspace」がベストだったのか？

クラウドストレージは災害に強い

最終的にGoogle Workspace（Business Standardプラン）を選んだ決め手は、以下の4点です。特に4点目のAI活用は、今後の業務効率化において大きな魅力でした。

「OSの壁」を最もスムーズに越えられる

これが基本にして最大の理由です。Googleは、Androidでも、Windowsでも、Macでも、そしてiPhoneでも、「全く同じ使い勝手」で使えます。端末がバラバラな当社には最適でした。

画像管理との相性が良い

大量の写真の中から「3年前のあの現場」を探す際、Googleの検索能力は圧倒的です。また、専用ソフトが入っていないPCでも、ブラウザ上で写真や図面をサクサク表示（プレビュー）できるため、確認作業が早くなります。

コスパと容量（2TBの大容量）

「Business Standard」プランなら、1ユーザーあたり2TBの大容量が使えます。Dropboxと同等以上の容量を持ちながら、ビジネスメール（Gmail）やオンライン会議機能までついてくるため、トータルコストで最もお得だと判断しました。

高性能AI「Gemini（ジェミニ）」が使える

Google Workspace環境であれば、セキュリティが担保された状態で高性能な生成AI「Gemini」（Pro版など）を業務に組み込むことができます。 小規模事業者は常に人手不足です。Geminiを使えば、以下のような作業をAIに任せることができます。

  • メールのドラフト作成・添削

  • 長文の資料や議事録の要約

  • 新しい企画やアイデアの壁打ち相手

単にデータを守るだけでなく、「優秀なアシスタントを一人雇うような感覚」でAIを活用できる点こそ、Googleを選ぶ決定的な後押しとなりました。

導入後の運用ルール：「共有ドライブ」を活用

導入時のポイントは、個人の「マイドライブ」ではなく、「共有ドライブ」を活用することです。

  • マイドライブ: 従業員個人の持ち物。

  • 共有ドライブ: 「会社」の持ち物。

「現場写真」「顧客台帳」などの共有ドライブを作成し、そこに全員がアクセスするようにすれば、誰かのスマホが壊れても、データは会社の中に安全に残ります。

クラウドストレージ：まとめ

クラウド選びで迷っている経営者の方へ。 もし御社が「WindowsもMacもスマホも入り乱れている」「人手が足りず、AIの力も借りたい」という環境なら、迷わずGoogle Workspaceをおすすめします。

「Androidだから、Macだから」という機材の壁を取り払い、災害時でも仕事ができる環境（BCP対策）を作り、さらにAIという武器まで手に入る。これらを月額千円台からの投資で実現できるのは、小規模事業者にとって最強の選択肢と言えるでしょう。